Häufig ist ein Projektauftrag nur eine lästige Formalität im Unternehmen. Dagegen hat mir ein Projektleiter gesagt, dass er den Projektauftrag liebt, weil er im ermöglicht, kreativ über das Projekt nachzudenken.
Ein klassisches Projekt teilt sich in fünf Phasen:
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Während der Initialisierungsphase wird der Projektauftrag erstellt.
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In der Planungsphase wird festgelegt, wie der Projektauftrag umgesetzt wird.
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Anschließend wird in der Ausführungsphase nach diesem Plan gearbeitet.
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Begleitet wird dies durch das Monitoring & Control, d.h. es wird regelmäßig geprüft, ob nach Plan gearbeitet wird. Abweichungen hierfür müssen bezüglich der Rückwirkung auf den Projektauftrag bewertet werden.
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In der Abschlussphase wird geprüft, ob die Kriterien aus dem Projektauftrag erreicht sind.
In einem guten Projektauftrag sollten folgende Kapitel beinhaltet sein:
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Zusammenfassung mit einer prägnanten Kurzbeschreibung
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Zweck des Projektes bzw. Begründung für das Projekt
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Projektskizze mit den Zielen, Erfolgskriterien und Hauptanforderungen
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Porjektbeschreibung mit Leistungsumfang und Liefergegenständen
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Risiken und Chancen
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Meilensteine
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Budget
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Interessensgruppen
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Kriterium für Projektabschluss
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Vollmacht der Projektleitung und Verantwortung des Projektsponsors
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Projektfreigabe als verbindlicher „Vertrag“ zwischen Projektleiter und Projektsponsor
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